個人事業主が経費を計上する際に必要な証拠書類は？

領収書・レシート

まず、領収書とレシートについては、誰もが必要性を想像できるのではないでしょうか。これらは、ほとんどの経費で必要となる基本的な書類です。日付や取引先名、金額、そして何を購入したのかがはっきりと分かるように品目が記載されている必要があります。
ちなみに、3万円未満の少額な取引の場合は、簡易な領収書でも構いません。しかし、高額な取引の場合は、宛名（事業者名）の入った正式な領収書を受け取るようにしましょう。
また、事業用とプライベート用が混在しないよう注意が必要です。

請求書・納品書

請求書と納品書は、取引の内容や数量が詳細に記載された書類で、領収書と一緒に保管するのが一般的です。こちらも日付や取引先名、金額、品目、数量、取引条件などが記載されている必要があります。
高額な商品やサービスを購入した場合、領収書だけでは取引内容が不明瞭な場合に、特に重要な証拠書類となるので、確実に保管しておきましょう。

契約書

契約書は、継続的なサービス利用や賃貸借契約など、長期的な契約を結ぶ際に必要となる書類です。契約内容や契約期間、金額、契約当事者などが明記されている必要があります。
ただし、契約内容によっては経費として認められない部分も出てきますので、注意が必要です。

そのほかの必要な証拠書類

交通費を計上する際は、交通機関の領収書・乗車券、またはICカードの利用明細が必要です。自家用車を使用する場合は、走行距離やガソリン代などを記録しておいてください。
また、通信費の場合は、電話やインターネットなどの明細書、クレジットカードで支払った場合は利用明細書、そして入出金状況を把握するために預金通帳・口座履歴も必要となります。注意すべきこととして、プライベート用と事業用を明確に区別することが重要です。
慶弔費は、何が証拠書類として証明できるのか迷いがちですが、パーティー・冠婚葬祭の案内状や、祝儀袋の表書きのコピーなどでも証拠書類の代わりとなることがあります。
これらを踏まえ、日頃から領収書やレシートは忘れずに受け取り、事業を行ううえで生じた書類は、税務調査が入った際に必要となるので、整理して大切に保管しておきましょう。
経費の計上について、もし事務作業が苦手なのであれば、税理士などの専門家に相談するのもいいかもしれません。その分、事業に専念できます。どちらにせよ、適切な経費の計上を行うことで、税金負担を軽減することに繋がるため、個人事業主が知っておくべき知識として詳細を把握しておきましょう。